X
تبلیغات
حسابداری - فصل دوم اصول 2 (وجوه نقد)

فصل دوم

 وجوه نقد

 وجوه نقد و كنترلهاى مربوط به آن

كاملترين تعريف « نقد» از لحاظ حسابدارى عبارت است از: «آنچه كه اگر به بانك ارائه شود معادل ارزش اسمى آن ، بدون قيد و شرط و فورا توسط بانك پرداخت گردد». به عبارت ديگر هر دارايى كه يكى از دو شرط زير را داشته باشد مى تواند جزء وجوه نقد محسوب گردد:

الف -  هر دارايى جارى كه در بانك سپرده شده و بدون هيچ قيد و شرطى، آنى بتوان از آن براى مقاصد تجارى استفاده كرد.

ب -  هر دارايى جارى كه بانك به عنوان سپرده بپذيرد.

به عنوان مثال مى توان از اسكناس و مسكوك، چك، حواله هاى بانكى، بروات ديدارى، حسابهاى پس انداز و ديدارى نزد بانكها و ساير نهادهاى مالى به عنوان نقد ياد نمود زيرا به محض ارائه به بانك مبلغ اسمى آنها به حساب مشترى منظور مى گردد.

هرگاه در استفاده از وجوه نقد محدوديتى وجود داشته باشد نمى توان آن وجوه (وجوه محدود شده) را به عنوان مانده وجوه نقد گزارش نمود. به عنوان مثال موجودى حساب جارى واحد تجارى كه به دستور مقامات قضايى در بانك مسدود شده است نبايد جزء وجوه نقد محسوب گردد( لازم به ذكر است كه اينگونه موارد تحت سرفصل ساير دارايى ها در ترازنامه طبقه بندى و گزارش خواهد شد).

((كنترلهاى مربوط به وجوه نقد در درس حسابرسي 2 توسط اساتيد محترم تدريس مى شود.))

اقلامى كه تحت سرفصل وجوه نقد در ترازنامه طبقه بندى مى شوند عبارتند از:

1- صندوق

2- تنخواه گردان

3- حساب بانك

 

صندوق

حساب صندوق، در موسساتى استفاده مى شود كه عمليات جارى آنها، «دريافت و پرداخت» به صورت نقد را ايجاب مى نمايد. حساب صندوق شامل وجوه نقد، اعم از مسكوك و اسكناس، حواله هاى بانكى و ساير اوراقى است كه داراى خصيصه وجه نقد باشند. اما بايد دقت نمود كه مبالغ پرداختى به كاركنان به طور على الحساب و پيش پرداخت به فروشندگان نبايد جزء موجودى صندوق محسوب گردد بلكه بايد به ترتيب در حسابهاى «بدهكاران متفرقه» و «پيش پرداختها» منظور گردند.

اضافه (كسر) صندوق

با توجه به حجم عمليات دريافتها و پرداختها، ممكن است صندوقدار در پايان هر روز با اضافه يا كسرى صندوق مواجه گردد. چنانچه مبلغ اضافه يا كسر، مبلغ با اهميتى باشد، بايد بررسى لازم در اين رابطه به عمل آيد. ولى در صورتى كه اين مبلغ ناچيز باشد و يا ناشى از اشتباهات تشخيص داده شود بايد در دفاتر ثبت گردد. براى اين كار از حسابى به نام «كسرى و اضافات صندوق» استفاده مى شود. چنانچه صندوق كسرى داشته باشد حساب مذكور بدهكار و حساب صندوق بستانكار مى گردد و در صورتى كه حساب صندوق اضافه داشته باشد حساب صندوق بدهكار و حساب كسرى و اضافات صندوق، بستانكار مى گردد. چنانچه جمع اضافات صندوق طى دوره مالى بيشتر از جمع كسرى صندوق گردد طبعا مانده حساب كسرى و اضافات بستانكار و اگر جمع كسرى هاى طى دوره مالى بيشتر از جمع اضافات صندوق باشد، مانده اين حساب بدهكار مى باشد.

در هر دو حالت فوق، با توجه به تصميمات بعدى مديريت موسسه، يا مقررات جارى آن، مانده بدهكار يا بستانكار حساب كسري و اضافات صندوق ممكن است به بدهكار يا بستانكار حساب صندوقدار(بدهى يا طلب وى) و يا به عنوان هزينه يا درآمد متفرقه در دفاتر ثبت گردد. در برخى از موسسات، ماهانه مبلغى به عنوان «كسر صندوق» به صندوقدار پرداخت مى گردد. در اين موسسات صندوق دار مسول جبران كسرى صندوق بوده و ثبتى بابت اضافات صندوق در دفاتر موسسه صورت نمى گيرد.

مثال:

شركت آلفا در طى دوره مالى به دليل دريافت ها و پرداخت هاى نقدى دچار كسور و اضافات صندوق مى شود به عنوان مثال در اواسط مهر ماه موجودى صندوق طبق دفاتر 100000 ريال، اما وجه نقد در اختيار صندوقدار 110000 ريال بوده و در اواسط بهمن ماه موجودى صندوق طبق دفاتر 120000 ريال و وجه نقد در اختيار صندوقدار 115000 ريال است.

مطلوبست: ثبت حساب كسور و اضافات و انتقال آن به حساب صندوقدار

 

1- اواسط مهر ماه                     حساب صندوق               10000

                                                 حساب كسري و اضافات صندوق          10000

                                             ثبت بابت اضافات صندوق( افزايش موجودى صندوق)

2-  اواسط بهمن ماه                 حساب كسري و اضافات صندوق          5000

                                                         حساب صندوق                                   5000

                                             ثبت بابت كسري صندوق( كاهش موجودى صندوق)

3-  پايان سال                         حساب كسرى واضافات صندوق          5000

                                                           حسابجارى صندوقدار                    5000

                                             ثبت بابت انتقال كسور و اضافات به حساب صندوق دار

*نكته: در ثبت شماره 3 مى توان به جاى حسابجارى صندوقدار از حساب درآمد متفرقه نيز استفاده نمود.

 تنخواه گردان

در اغلب واحدهاى تجارى براى پرداختهاى جزئى و مستمر مانند اياب و ذهاب و خريد برخى مواد ضرورى و فورى، مقدارى وجه مورد نياز مى باشد. پرداختهاى مذكور از طريق چك غير عملى مى باشد، زيرا دريافت وجه چك از بانك موجب تاخير در انجام آن عمل و نيز هزينه اى را در بر خواهد داشت. از سوى ديگر، چون اين پرداختها به طور مستمر صورت مى گيرد و جمع آنها مبلغ قابل ملاحظه اى را تشكيل مى دهد، اعمال كنترل بر آنها ضرورى مى باشد. براى انجام اين كنترل، در بسيارى از موسسات مبالغ مشخصى در اختيار يك يا تعدادى از كاركنان قرار مى دهند كه اين مبالغ «تنخواه گردان» ناميده مى شوند. معمولا در قبال مبلغ پرداخت شده به مسوول تنخواه گردان، از وى تضمين كافى اخذ مى شود.

لازم به ذكر است كه ميزان تنخواه گردان يا مبلغى ثابت و از قبل تعيين شده و يا مبلغى متغير با تعيين حداكثر مى باشد.

الف- تنخواه گردان با مبلغ ثابت

در اين روش، حداكثر مبلغ تنخواه گردان تعيين شده و طى چكى به مسوولين تنخواه گردان پرداخت مى گردد. به عنوان مثال فرض كنيد شركت بهار با پرداخت مبلغ 100000 ريال به آقاى الف تنخواه گردانى ايجاد نمايد. در اين موقع معادل مبلغ چك، حسابى به نام تنخواه گردان بدهكارو حساب بانك به همين مبلغ بستانكار مى شود. ثبت فوق به شرح زير است.

تاريخ

شرح

عطف

بدهكار

بستانكار

1x13

14/1

حساب تنخواه گردان

             حساب بانك

بابت پرداخت به آقاى الف جهت تنخواه گردان

 

100000

 

100000

 

مسوول از محل مبلغ دريافتى، هزينه هاى انجام شده را پرداخت و مدارك مثبته اين هزينه ها را جهت تجديد مبلغ تنخواه گردان به دايره حسابدارى ارائه مى نمايد. دايره حسابدارى پس از رسيدگى به مدارك و حصول اطمينان، چكى معادل هزينه هاى انجام شده صادر و به مسوول تنخواه گردان تسليم مى نمايد.

معمولا مانده حساب تنخواه گردان در پايان دوره مالى يا هنگام تعويض متصدى تنخواه گردان به بانك يا صندوق واريز و اسناد هزينه هاى انجام شده توسط تنخواه به دايره حسابدارى ارائه مى گردد تا اين هزينه ها به درستى در دوره مربوطه ثبت گردند. هرگاه تصميم به افزايش تنخواه گردان گرفته شود، حساب تنخواه گردان يكبار ديگر معادل مبلغ دريافتى توسط مسوول تنخواه گردان، بدهكار و حساب بانك بستانكار مى گردد. در هنگام كاهش مبلغ تنخواه گردان، حساب بانك يا صندوق يا هزينه ها بدهكار و معادل آن، حساب تنخواه گردان بستانكار مى گردد.

ب- تنخواه گردان متغير

نوع ديگر تنخواه گردان بدين طريق است كه مبلغى به عنوان تنخواه گردان طى چكى به مسوول تنخواه گردان پرداخت شده و هر بار كه اسناد مربوط به هزينه ارائه مى شود از حساب وى كسر مى گردد. مبلغ پرداختى به مسوول تنخواه گردان بابت تجديد آن، در هر بار معادل اسناد هزينه ارائه شده توسط وى مى باشد. البته در اين نوع تنخواه گردان پرداخت وجه لزوما همزمان با ثبت هزينه هاى انجام شده، نبوده، بلكه پرداخت وجه با درخواست از طرف مسوول تنخواه گردان صورت مى گيرد. ثبت ايجاد تنخواه همانند ثبت اول در روش تنخواه با مبلغ ثابت مى باشد.

اما در صورت انجام هزينه ها توسط مسوول تنخواه گردان ثبت هاى زير انجام مى شود، براى مثال آقاى الف در تاريخ 18 فروردين اسناد و مدارك مثبته اى دال بر انجام هزينه ملزومات به مبلغ 140000ريال و تعميرات وسائط نقليه به مبلغ 200000ريال به دايره حسابدارى ارائه نمود. پس از بررسى مدارك فوق و حصول اطمينان از صحت مدارك، ثبت زير در دفاتر شركت صورت پذيرفت(فرض شده است كه تنخواه گرداني به مبلغ 500000 ريال به آقاى الف واگذار شده است):

تاريخ

شرح

عطف

بدهكار

بستانكار

18/1

حساب هزينه ملزومات

حساب هزينه تعمير وسائط نقليه

                     حساب تنخواه گردان

بابت هزينه هاى انجام شده از محل تنخواه گردان

 

140000

200000

 

 

340000

 

حال چنانچه آقاى الف وجه نقد درخواست نمايد معادل مبلغ پرداخت شده به آقاى الف حساب تنخواه گردان بدهكار و بانك بستانكار مى گردد. فرض كنيد آقاى احمدى در تاريخ 21 فروردين ماه مبلغ 400000 ريال وجه نقد درخواست نمايد. ثبت لازم در اين تاريخ به شرح زير خواهد بود:

تاريخ

شرح

عطف

بدهكار

بستانكار

21/1

حساب تنخواه گردان

           حساب بانك

پرداخت به آقاى الف بابت تنخواه

 

400000

 

400000

 

به اين ترتيب حساب تنخواه گردان مرتبا بدهكار و بستانكار مى گردد. در پايان دوره مالى و در صورت تعويض متصدى تنخواه گردان مانند روش تنخواه گردان با مبلغ ثابت برخورد خواهد شد، توجه به اين نكته كه در صورت وجود اسناد هزينه ابتدا مى بايست هزينه ها در دفاتر ثبت شده و سپس مراتب بعدى انجام شود.

 

حساب بانك

همانطور كه قبلا اشاره شد وجوه نقد با توجه به ويژگى هايى مانند پايين بودن حجم آن سهولت نقل و انتقال، قابليت تبديل به هر نوع كالا، مقبوليت آن توسط عموم مردم و ساير ويژگى هاى ديگر از جمله داراييهايى است كه بيشتر از بقيه داراييها در معرض سوء استفاده مى باشد. بنابراين لازم است كنترل بيشترى نسبت به آن صورت گيرد. يكى از كنترلهاى موثر بر وجوه نقد نگهدارى آن در بانك مى باشد. نگهدارى وجوه نقد در بانك، عملا به صور گوناگونى انجام مى گيرد. گاهى موسسات براى دريافتها و پرداختهاى خود اقدام به افتتاح حساب جارى نموده و هرگاه به بانك مراجعه نمايند مى توانند مبلغ موجود در حساب خود را بوسيله چك دريافت نمايند. گاهى نيز موسسات مقدارى از وجوه نقد خود را به صورت پس انداز قرض الحسنه يا سپرده هاى سرمايه گذارى كوتاه مدت و بلندمدت، نزد بانكها نگهدارى مى نمايند. وجوه نقدى كه به صورت حساب جارى و سپرده هاى ديدارى نزد بانكها نگهدارى مى شود جزء موجودى نقد موسسه و مبالغى كه به صورت سپرده هاى سرمايه گذارى در بانك نگهدارى مى شوند و برداشت از آن در هر زمان ممكن نباشد نبايد جزء موجودى نقد تلقى گردد(بخش دوم تحت عنوان سرمايه گذارى بلندمدت در ترازنامه طبقه بندى مى شوند).

 مانده بستانكار حساب بانك (اضافه برداشت)

اگرچه دارنده حساب جارى، تنها مجاز به صدور چك تا ميزان موجودى نقد نزد بانك مى باشد اما برخى موسسات با توجه به اعتبارى كه نزد بانكها كسب نموده اند ممكن است بيشتر از ميزان موجودى خود، چك صادر نمايند و بانك نيز مبلغ چك را پرداخت نمايد. در اين حالت در دفاتر دارنده حساب، مانده بستانكار حساب بانك در قسمت چپ ترازنامه و در طبقه بندى بدهيهاى جارى نمايش داده مى شود. چنانچه واحد تجارى در چندين بانك حساب جارى داشته باشد و مانده برخى از آنها بستانكار و مانده برخى ديگر نيز بدهكار باشد براى نمايش حساب بانك در ترازنامه بايد مجموع حسابهاى بانكى كه داراى مانده بدهكار هستند در سمت راست ترازنامه جزء اقلام دارايى و مجموع حسابهاى بانكى كه داراى مانده بستانكار مى باشند در سمت چپ ترازنامه در قسمت بدهى ها نمايش داده شود.

 صورت حساب بانك

بانكها معمولا به طور ماهانه، شش ماهه، سالانه يا در هر موقعى كه دارنده حساب تقاضا نمايد گزارشى از عمليات حساب جارى وى، جهت اطلاع و تاييد صحت عليات مندرج در آن گزارش تهيه و در اختيار دارنده حساب قرار مى دهند. اين گزارش به «صورت حساب بانك» معروف است. صورتحساب بانك با مانده اول دوره شروع و كليه برداشتها (توسط دارنده حساب يا برداشتهاى قانونى كه از طرف بانك صورت مى گيرد) در ستون بدهكار و كليه وجوه واريزى در ستون بستانكار آن ثبت شده و نهايتا مانده حساب بانك در تاريخ تهيه اين صورتحساب اعلام مى گردد.

+ نوشته شده در  جمعه بیست و هشتم خرداد 1389ساعت 16:41  توسط منصور بهادرى نيا |